Sitzungen des Aufsichtsrats

Im Geschäftsjahr 2017 fanden zehn Sitzungen des Aufsichtsrats statt, von denen fünf außerordentlich einberufen wurden.

Der Vorstand hat den Aufsichtsrat in allen ordentlichen Sitzungen entlang der jeweiligen Quartalszahlen über die aktuelle wirtschaftliche Situation der Bank, den Geschäftsverlauf insgesamt und in den einzelnen Geschäftsfeldern sowie in Relation zum aktuellen Geschäftsplan, die Risikolage, die Kapitalentwicklung sowie über die Liquiditäts- und Fundingsituation unterrichtet. Des Weiteren hat der Vorstand den Aufsichtsrat regelmäßig über den aktuellen Stand des EU-
Verfahrens und dessen Umsetzung unterrichtet. Der Aufsichtsrat hat die Berichte kritisch hinterfragt und teilweise zusätzliche Informationen und Unterlagen eingefordert. Ferner befasste sich der Aufsichtsrat mit diversen Vorstandsangelegenheiten. Der Abschlussprüfer hat an den Aufsichtsrats­sitzungen regelmäßig teilgenommen und stand dem Aufsichtsrat für ergänzende Auskünfte zur Verfügung.

In den Sitzungen am 18. und 26. Januar hat sich der Aufsichtsrat intensiv mit der Veräußerung des Marktportfolios auseinandergesetzt und entsprechende Beschlüsse gefasst.

Schwerpunkt der Sitzung am 16. Februar 2017 war die gründliche Erörterung der vom Vorstand vorgelegten Finanz-, Investitions- und Personalplanung 2017–2019. Daneben hat sich der Aufsichtsrat mit seinem Bericht über Corporate Governance und der Entsprechenserklärung sowie dem Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2016 und der Behandlung der Stillen Einlagen und Genussrechte, deren Verlustteilnahme vom Bilanzverlust des Geschäftsjahres 2016 abhingen, befasst. Ferner wurde ein Bericht über das Umsetzungsprojekt Asset Management zur Kenntnis genommen.

Gegenstand der Sitzung am 29. März 2017 (Jahresabschlusssitzung) war vor allem die nach eigener Prüfung und vorheriger Erörterung mit dem Abschlussprüfer auf Empfehlung des Prüfungsausschusses erfolgte Billigung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses 2016. Darüber hinaus wurden die weiteren in diesem Zusammenhang zu treffenden üblichen Beschlüsse über die Empfehlungen an die ordentliche Hauptversammlung gefasst. Der Aufsichtsrat hat in dieser Sitzung ebenfalls die Zielerreichung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2016 diskutiert und die Vorstandsziele 2017 beschlossen. Neben den mit dem Jahresabschluss in Zusammenhang stehenden Beschlüssen hat sich der Aufsichtsrat auch mit der Zustimmung zum Abschluss von zwei Unternehmensverträgen zur
Ergänzung eines bestehenden Stillen Gesellschaftsvertrags befasst. Die einmal jährlich anstehenden Erörterungen zu den Themen „Beteiligungsbericht“, „Übersicht über die Nebentätigkeiten des Vorstands“ sowie der „Bericht über die Spendentätigkeit“ der HSH Nordbank standen ebenfalls auf der Agenda dieser Sitzung.

Am 15. Juni 2017 beschloss der Aufsichtsrat im Rahmen der Marktportfoliotransaktion über den Verkauf
eines Subportfolios und befasste sich zudem mit den aufsichtlichen Anforderungen an das Management not­leidender Kredite (NPL-Strategie).

In der Sitzung am 30. August 2017 stand erneut das Thema Marktportfoliotransaktion auf der Tagesordnung, wobei der Aufsichtsrat einen Fall zur Kenntnis nahm und über eine andere Transaktion Beschluss fasste. Des Weiteren wurde der Aufsichtsrat über aktuelle Neuerungen des Deutschen Corporate Governance Kodex informiert.

In einer außerordentlichen Sitzung am 15. September 2017 beschloss der Aufsichtsrat über die Veräußerung einer Beteiligung, und in einer weiteren außerordentlichen Sitzung am
11. Oktober 2017 über den Wechsel des Abschlussprüfers auf Grund der externen Rotationspflicht für Abschlussprüfer.

Am 29. Oktober 2017 folgte eine weitere außerordentliche Sitzung, in der der Aufsichtsrat über den aktuellen Stand des Privatisierungsverfahrens informiert wurde.

Am 27. November 2017 fand die letzte ordentliche Sitzung des Jahres statt, in der der Aufsichtsrat sich neben Vorstandsangelegenheiten auch mit den Ergebnissen seiner eigenen Effizienzprüfung nach § 25d KWG sowie der Evaluation des Vorstands aus­einandergesetzt und entsprechende Maßnahmen beschlossen hat. Ferner hat der Vorstand seinen jährlichen Bericht über die Ausgestaltung der Vergütungssysteme vorgelegt und erläutert. Auf Grund eines Wechsels im Aufsichtsrat befasste sich der Aufsichtsrat zudem mit einer Wahl in den Prüfungsausschuss.

Im Berichtsjahr hat der Aufsichtsrat zudem zwei Beschlüsse im Wege des schriftlichen Beschlussverfahrens gefasst, von denen ein Beschluss im Zusammenhang mit den Zielgrößen für Frauenquoten in Vorstand und Aufsichtsrat stand.

Der Aufsichtsrat hat sich auch im vergangenen Jahr in verschiedenen Bereichen fortgebildet. Zu diesem Zweck hatten die Präsentationen in den AR-Sitzungen zum Teil fortbildenden Charakter. Als Beispiele seien die Themen IFRS 9, Vorgehen Privatisierungsprozess, Nicht-finanzielle Berichterstattung im Lagebericht gemäß § 289 b–e HGB, Institutsvergütungsverordnung, verschiedene Themen rund um die Schifffahrtsmärkte und IT-Sicherheitsmanagement genannt.

Sofern einzelne Aufsichtsratsmitglieder persönlich oder aufgrund ihrer Funktion von Beschlüssen des Aufsichtsrats oder in seinen Ausschüssen betroffen waren oder sich andere potenzielle Interessenkonflikte ergeben haben, haben sie an den Beratungen und Beschlüssen im entsprechenden Gremium nicht teilgenommen. Die Anzahl wesentlicher weiterer Mandate der Aufsichtsratsmitglieder sind dem Corporate Governance-Bericht in diesem Geschäftsbericht zu entnehmen.

Ein Mitglied hat an weniger als der Hälfte der Sitzungen des Aufsichtsrats teilgenommen. Dies steht im Zusammenhang mit einem Interessenkonflikt in Bezug auf das Privatisierungsverfahren, auf Grund dessen das betreffende Aufsichtsratsmitglied gemäß einer entsprechenden Einigung mit dem Aufsichtsratsvorsitzenden in den ersten fünf Monaten des Jahres grundsätzlich nicht an Gremiensitzungen teilgenommen hat. Das betreffende Aufsichtsratsmitglied hat an vier von zehn Aufsichtsratssitzungen teilgenommen. Ein weiteres Aufsichtsratsmitglied hat an weniger als der Hälfte der Sitzungen eines Ausschusses, dem es angehört, teilgenommen. Dieser Ausschuss tagte im Berichtsjahr dreimal und das Mitglied nahm lediglich an einer der Sitzungen teil.

Sämtliche übrigen Mitglieder des Aufsichtsrats haben mindestens an der Hälfte der Sitzungen des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse, denen sie angehören, teilgenommen.